La comunicación verbal desempeña un papel importante en la gestión efectiva del lugar de trabajo. Sin embargo, se requiere habilidad y conocimiento para participar de una comunicación verbal exitosa.
Debido a que las personas usan y entienden las palabras de diferentes maneras, el significado que pretendes transmitir a veces puede no llegar a tu audiencia. Las posibles consecuencias de esto incluyen retrasos o fallas en los proyectos de trabajo, así como estrés y desmotivación entre los empleados.
Para que las empresas prosperen y los empleados avancen, las habilidades de comunicación verbal sólidas son esenciales en el lugar de trabajo. En este artículo, discutiremos la importancia de la comunicación verbal en las áreas de negocios donde se necesita más. También analizaremos los desafíos comunes a los que podrías enfrentarte y cómo superarlos de manera rápida y efectiva.
¿Qué es la comunicación verbal?
De acuerdo al Diccionario de Medios y Comunicación de Oxford, la comunicación verbal es la “interacción humana mediante el uso de palabras o mensajes en forma lingüística”. Según esta definición, cada vez que se usa el lenguaje para comunicarse en lugar de sonidos, gestos o el lenguaje corporal, participas de la comunicación verbal.
En el lugar de trabajo, existen varios tipos de comunicación verbal de acuerdo con quién interactúas y el método de comunicación que emplees. Las dos principales categorías son la comunicación formal y la comunicación informal.
Ejemplo de comunicación verbal:
Comunicación verbal informal
- Hablar con otro colega en el escritorio
- Hablar sobre temas laborales con compañeros de trabajo durante el almuerzo
- Discutir temas ligeros y cotidianos
Comunicación verbal formal
- Hablar con gerentes, accionistas, clientes o terceros
- Presentarse durante una reunión programada
En el lugar de trabajo, la diferencia entre la comunicación formal e informal no solo se trata de a quién le hablas. El entorno, el propósito y la preparación también son factores importantes.
Una reunión programada es más formal que una improvisada, y viceversa. Si tu intención es comunicar información importante que podría afectar a múltiples personas dentro de la empresa, es considerado más formal que solo una simple plática con un compañero de trabajo acerca de las posibles formas de avanzar con un proyecto.
Quizás asumas que la información más importante siempre debe ser comunicada mediante métodos formales, como un correo electrónico redactado de forma profesional, pero en realidad no es tan fácil.
En entornos de trabajo con mucho movimiento, es necesario estar preparado para recibir o comunicar información importante de cualquier forma, haciendo que las habilidades de comunicación verbal sean tan importantes como las habilidades de comunicación escrita.
Para lograr ser un comunicador exitoso, necesitas poder transmitir tu punto con objetividad y de manera respetuosa, bien sea que estés haciendo una presentación formal o solo hables con tus colegas en uno de los canales de Chanty.
Las causas y el impacto de una comunicación verbal deficiente
El término “comunicación deficiente” puede referirse tanto a una cantidad de comunicación insatisfactoria, como a una comunicación de mala calidad. Hablaremos de calidad en lugar de cantidad.
Hay muchas causas posibles de la comunicación verbal deficientes, algunas más difíciles de detectar y resolver que otras. A continuación algunas de las causas más comunes:
Estilos de comunicación distintos: Esto se refiere a las formas individuales en que las personas escogen sus palabras y las transmiten. En algunos casos, las personas incluso pueden tener ideas distintas sobre el significado de ciertas palabras y frases, lo que puede conllevar a malentendidos. El tono, el lenguaje corporal y las habilidades de escucha también juegan un papal fundamental.
Un contexto poco claro: Cuando se trata de recibir y procesar nueva información, puede ser complicado si no estás seguro qué hacer con ella. Si alguien subestima cuánto sabes sobre un tema, puede que omitan el contexto y las explicaciones que necesitas, haciéndote difícil comprender de qué va todo.
La presión del tiempo: Sucederá que tu colega y tú no siempre tendrán el tiempo suficiente para sentarse y dar explicaciones sobre algo, obstaculizando el entendimiento entre ambos.
Falta de una comunicación de descendente efectiva: Si un proyecto carece de un buen líder, puede surgir una comunicación descendente deficiente en forma de ideas o información contradictorias o instrucciones vagas. A medida que esta información es pasada entre gerentes y sus equipos, la claridad de esa información se ve disminuida.
Relaciones negativas con colegas: Comunicarse efectivamente con personas con las que no sueles acordar a un nivel profesional o personal puede ser un reto. Quizás resumas cualquier explicación para poder terminar más rápido la conversación, y tu audiencia pueda que asuma algo negativo debido a sesgos personales.
Cultura corporativa: Comunicar malas noticias, tomar decisiones difíciles o implementar cambios impopulares en el lugar de trabajo son tareas de las que muchos se abstienen, ya que pueden afectar su reputación y sus carreras. Esto puede resultar en que información importante no sea comunicada de forma efectiva debido a una formulación indirecta o ambigua.
El uso de jerga: No hay ningún problema con que uses un lenguaje altamente especializado cuando te comunicas con las personas de tu equipo, pero puede que cause problemas cuando se es usado con clientes o colegas quiénes no posean el suficiente conocimiento de tu campo particular.
La comunicación poco efectiva puede tener un fuerte impacto tanto en la productividad como en el estado de ánimo de los empleados. Cuando preguntamos sobre el impacto de la comunicación deficiente en el lugar de trabajo, 52% de las personas afirmaron que resultaba en estrés adicional, y el 44% dijo que causa retrasos o fallos en el lugar de trabajo.
El papel de la comunicación verbal en el desarrollo de relaciones profesionales
La comunicación verbal requiere más que de objetividad y claridad, también debes considerar el tono y la elección de palabras que mejor se ajuste a tu audiencia. Nadie puede leer tu mente para entender tus intenciones, sólo pueden asumirlo en base a la forma en la que hablas y actúas.
Si las personas interpretan tu comunicación como condescendiente, grosera o impaciente, aún si no es tu intención, quizás se te haga difícil relacionarte con tus colegas.
Desarrollar un tono profesional y respetuoso es de suma importancia para poder llevarse bien con las personas con las que trabajas. La forma en la que te comunicas con tus colegas puede evolucionar y cambiar con el tiempo a medida que los conoces mejor, pero siempre es mejor comenzar desde un enfoque formal.
Y recuerda, no hay forma de realizar un juicio objetivo sobre el estilo de comunicación de una persona de acuerdo a quiénes son, cómo lucen o siquiera los pasatiempos que tengan enlistados en su perfil profesional.
También es importante prestar atención a las necesidades y las preferencias de las personas con las que hablas con frecuencia. Por ejemplo, si continúas hablando rápido con personas que tengan el inglés como segundo o tercer idioma, toma en consideración la velocidad con la que hablas. Si te han pedido en repetidas ocasiones que hables más lento, quizás se sientan irrespetados o ignorados.
Barreras de la comunicación verbal efectiva
Los problemas de comunicación pueden surgir en cualquier área o nivel de la empresa, consecuencia de una gran variedad de distintas razones. Los empleados individuales, el liderazgo, la tecnología y la infraestructura pueden volverse barreras de la comunicación verbal efectiva, también pueden concurrir varias barreras al mismo tiempo. Estas son algunas de las barreras que podrías encontrarte en el lugar de trabajo:
Barreras idiomáticas: En el 2022, el 25% de los empleados estadounidenses trabajaban de forma remota y cada vez se hace más común ver a personas de distintos países trabajar en un mismo equipo. En la mayoría de los casos, todos cuentan con al menos un idioma en común, pero eso no significa que tengan la misma fluidez.
Barreras culturales: Las personas pueden abordar el trabajo de distintas maneras de acuerdo a su cultura. Por ejemplo, las frases comúnmente usadas en un entorno empresarial en una parte del mundo quizás resulten confusas o sean consideradas groseras en otro, lo que puede hacer que se pierda el tono y que ocurran malentendidos.
Habilidades individuales: Todos se tienen que comunicar en sus trabajo, pero solo un grupo reducido de personas reciben entrenamiento profesional para aprender a hacerlo o poseen naturalmente la habilidad de hacerlo. Los errores gramaticales, el mal uso de las palabras y las oraciones largas y confusas son comunes tanto entre nativos como entre no nativos por igual.
Liderazgo ineficaz: Si el líder de un proyecto tiene habilidades deficientes de comunicación, este problema se agravará a medida que los gerentes sigan intentando comunicar información confusa o ideas incompletas a sus equipos.
Tecnología obsoleta: Las empresas con métodos limitados de comunicación no podrán trabajar a su máximo potencial. Con el trabajo remoto en alza, los equipos necesitan herramientas modernas de flujo de trabajo y colaboración para mantenerse en contacto entre sí de forma efectiva.
Infraestructura ineficiente: Las empresas pueden ser grandes y complejas, con varios proyectos generando múltiples equipos y departamentos. Sin una buena infraestructura empresarial, los distintos equipos no sabrán quién está haciendo algo o con quién tienen con comunicarse.
Superando los desafíos de la comunicación verbal
Quizás parezca simple, pero es de suma importancia que mantengas en mente a tu audiencia cuando te comunicas ¿Qué sabes acerca de su estilo de comunicación? ¿Cubres temas de los que no tengan suficiente información previa? ¿Estás todos en la misma sintonía al inicio de una conversación?
Si bien en general existen mejores prácticas a seguir cuando se trata de la comunicación, la mejor acción a tomar depende en gran medida de la situación en cuestión y de las personas involucradas.
Sin embargo, una excelente forma de superar o prevenir los malentendidos es iniciando tus conversaciones confirmando la situación actual y evaluando el grado de conocimiento que tiene tu audiencia sobre el tema que estás a punto de abordar. Quizás parezca más trabajoso pero, a la larga, puede ahorrarte mucho tiempo.
Además, para mantener las discusiones inclusivas y amigables, lo mejor es mantenerse alejado de temas y lenguajes controversiales. Esto se aplica aún si nadie presente puede verse ofendido al respecto. También es importante asegurarse de que nadie se sienta señalado o atacado durante las discusiones, por lo tanto, se debe evitar el uso de lenguaje acusatorio.
6 pasos rápidos para lograr una comunicación verbal efectiva en el lugar de trabajo
¿Buscas mejorar tus habilidades de comunicación verbal de forma inmediata? Hay muchas áreas en las que puedes comenzar a trabajar desde ya. A continuación te dejamos una consejos rápidos que te ayudarán a comunicarte de forma efectiva:
Practica tu habilidad de escucha activa
La escucha activa es una parte fundamental de la comunicación verbal. Si has notado que interrumpes a otros mientras hablan, o que quizás te escuchas hablando más seguido que la persona con la que te encuentras conversando, prueba dar un paso atrás y permitirle a los otros expresar sus puntos de vista.
Cuando alguien se toma el tiempo y el esfuerzo de comunicarse contigo, es de suma importancia que les prestes toda tu atención y que hables de sus ideas con una mente abierta. Esto contribuirá tanto a mejorar tu relación con tus compañeros de trabajo, como a un trabajo de equipo más efectivo.
Ten en consideración tu lenguaje corporal
Malos hábitos en tu lenguaje corporal tales como, golpear los pies contra el suelo, cruzar los brazos o mirar constantemente tus alrededores puede impedir una comunicación verbal efectiva. Puede que la persona al otro lado de la conversación se sienta presionado, irrespetado e ignorado.
Trabajar en mantener tu lenguaje corporal abierto y neutral para que no des señales involuntarias que puedan hacer que los otros se sientan incómodos.
Pon en uso tus habilidades blandas
Muchas de las habilidades duras, como escribir reportes y conocer de Excel juegan un papel fundamental en la comunicación dentro del lugar de trabajo. Sin embargo, para transmitir la información que contienen los informes y las hojas de cálculo, en especial a una audiencia no especializada, necesitarás de tus habilidades blandas.
Algunos ejemplos de habilidades blandas que llevarán tu comunicación verbal al siguiente nivel son:
- La empatía
- La flexibilidad
- La curiosidad
- El cuestionamiento
- La sensibilidad cultural
- El humor
- La paciencia
Puede que tu empresa te ofrezca entrenamiento o te haga tomar un curso de comunicación, o puede que te unas a Toastmasters para mejorar tus habilidades de comunicación verbal.
Elige el método de comunicación adecuada
Existen un número significativo de distintos métodos de comunicación verbal en el lugar de trabajo. Estos son algunos de ellos:
- Herramientas de colaboración (como Chanty)
- Videoconferencias
- Reuniones en persona
- Presentaciones
- Conversaciones uno a uno
- Discusiones grupales
- Videos pregrabados
Puede que sea obvio el método más apropiado según tu situación, pero otras veces no es así. Cuando tengas problemas para tomar una decisión, existen un número de factores a considerar que te ayudarán a reducir tus opciones.
Por ejemplo, es mejor manejar asuntos complejos o urgentes en persona o a través de una videollamada. Sin embargo, si te encuentras entrenando a un nuevo empleado, un video pregrabado puede resultar ser de mayor utilidad que una conversación en persona, ya que podrán verlo varias veces.
Y, por último, puedes hacer preguntas a través de una aplicación de comunicación empresarial. Este tipo de softwares pueden ahorrarte las reuniones poco productivas y ayudarte a comunicarte de manera más concisa.
Mantén la claridad y la concisión
Cuando hables con tus colegas, clientes u otros socios comerciales, asegúrate de mantener la claridad. Si ornamentas mucho tus oraciones o usas información irrelevante, el oyente quizás se confunda. Esto es especialmente importante si la audiencia no está preparada y no está al tanto de qué será la conversación.
Mantener esto en mente durante conversaciones cara a cara también es de suma importancia ya que, entre más tiempo pases hablando, más tiempo les quitas a tu audiencia. Seguramente tendrás más cosas por hacer, por lo que podrán sentirse impacientes o perder el enfoque.
No olvides tu tono
Tu tono debe mantenerse siempre respetuoso e indicar que estás abierto e interesado en escuchar lo que tiene que decir la otra persona. Demuéstrale a tu audiencia que prestas atención y tomas en consideración lo que dicen, y no que juzgas sus ideas y las descartas.
Puntos clave
Poseer habilidades de comunicación verbal bien fundamentadas es una ventaja en casi cualquier trabajo o industria, pero dominarlas no es tarea fácil. Para lograr el éxito, tienes que asegurarte de mantener la claridad, la concisión y la objetividad en la información que transmites, así como mantener una mente abierta, la atención y el respeto hacia tu audiencia.
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